Datenschutzerklärung

zuletzt geändert: 30. August 2026

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung dieser Plattform verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen hinsichtlich Ihrer Daten zustehen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Bürgerverein Buchschlag e.V.
Rheinstraße 48
63303 Dreieich
dsgvo@conservices.de

3. Datenverarbeitung bei der Nutzung der Plattform

3.1 Nutzung ohne Anmeldung

Bei der Nutzung der Plattform ohne Anmeldung werden nur diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet, die technisch erforderlich sind, um die Plattform bereitzustellen und deren Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten.

Hierzu können insbesondere die IP-Adresse, der Zeitpunkt des Zugriffs sowie die jeweils angeforderte Ressource oder Seite gehören.

3.2 Nutzung mit Benutzerkonto

Wenn Sie sich auf der Plattform anmelden oder ein Benutzerkonto nutzen, werden zusätzlich die Daten verarbeitet, die für die Bereitstellung der jeweiligen Funktionen erforderlich sind.

Welche Daten im Einzelnen verarbeitet werden, hängt von den von Ihnen genutzten Funktionen und den von Ihnen eingegebenen Informationen ab. Dazu können insbesondere Name, Kontaktdaten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie weitere Angaben gehören, die Sie im Rahmen der Nutzung der Plattform freiwillig oder zur Durchführung einer bestimmten Funktion bereitstellen.

4. Server-Logfiles

Beim Zugriff auf die Plattform werden durch den Webserver automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles verarbeitet. Der eingesetzte Webserver kann insbesondere die IP-Adresse des zugreifenden Systems sowie die angeforderte Ressource oder URL speichern.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur technischen Bereitstellung der Plattform, zur Sicherstellung der Stabilität und Sicherheit der Systeme sowie zur Erkennung und Abwehr von Angriffen und missbräuchlichen Zugriffen.

Zur Unterstützung der Erkennung und Abwehr von Angriffen kann das System fail2ban einsetzen. Dabei können insbesondere IP-Adressen verarbeitet und bei auffälligen oder schädlichen Zugriffsmustern zeitweise gesperrt werden.

5. Technisch notwendige Cookies

Diese Plattform verwendet ausschließlich Cookies, die für den technischen Betrieb und die Bereitstellung ihrer Funktionen erforderlich sind.

Technisch notwendige Cookies können beispielsweise dazu dienen, eine Anmeldung aufrechtzuerhalten, eine Sitzung zuzuordnen, sicherheitsrelevante Funktionen bereitzustellen oder Einstellungen während der Nutzung der Plattform zu speichern.

Eine Verwendung von Cookies zu Werbe-, Marketing- oder Trackingzwecken findet nicht statt.

6. Technische Grundlage und Monitoring

Die Plattform basiert auf dem PHP-Framework Laravel. Im Rahmen des technischen Betriebs können Daten verarbeitet werden, soweit dies für die Bereitstellung, Wartung, Fehleranalyse und Sicherheit der Anwendung erforderlich ist.

Zur Überwachung und Analyse der technischen Leistungsfähigkeit und des Betriebs der Anwendung wird Laravel Pulse eingesetzt. Dabei können technische Informationen über Anfragen, Prozesse, Fehler, Laufzeiten und die Nutzung von Systemressourcen verarbeitet werden, soweit dies für die Überwachung und Verbesserung des technischen Betriebs erforderlich ist.

Die Plattform bindet Skripte, Schriften und vergleichbare technische Ressourcen selbst ein. Es werden hierfür keine externen Content-Delivery-Networks (CDNs) verwendet. Dadurch werden beim Laden dieser Ressourcen grundsätzlich keine Daten an externe CDN-Anbieter übermittelt.

7. Übermittlung von Daten an Convention-Veranstalter

Die Plattform ermöglicht es Ihnen, sich bei einer Convention für bestimmte Angebote oder Aktivitäten zu bewerben oder anzumelden. Hierzu können insbesondere Spielrunden, Programmpunkte oder vergleichbare Angebote gehören.

Wenn Sie sich für eine Spielrunde, einen Programmpunkt oder ein anderes Angebot einer Convention bewerben oder anmelden, werden die für die Bearbeitung und Durchführung erforderlichen personenbezogenen Daten an die betreffende Convention beziehungsweise deren verantwortliche Organisatoren übermittelt.

Die übermittelten Daten umfassen neben den Daten, die Sie unmittelbar im jeweiligen Bewerbungs- oder Anmeldeformular eingeben, gegebenenfalls weitere Daten, soweit diese für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder die Durchführung des jeweiligen Angebots erforderlich sind.

Hierzu können insbesondere Anschriften, beispielsweise für die Erstellung von Rechnungen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern sowie weitere von Ihnen auf der Plattform hinterlegte oder im Zusammenhang mit der jeweiligen Convention erforderliche Angaben gehören, sofern diese Daten vorhanden sind und ihre Übermittlung für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Die jeweilige Convention verarbeitet die ihr übermittelten Daten im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Bewerbung oder Anmeldung sowie zur Durchführung und Organisation der jeweiligen Veranstaltung.

8. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können, soweit dies für die Bereitstellung und den Betrieb der Plattform erforderlich ist, an Empfänger oder Kategorien von Empfängern übermittelt werden.

8.1 Convention-Veranstalter

Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere die Organisatoren der Convention sein, für deren Angebote, Spielrunden oder Programmpunkte Sie sich über die Plattform bewerben oder anmelden.

8.2 Auftragsverarbeiter

Für den technischen Betrieb und die Bereitstellung einzelner Funktionen können externe Dienstleister eingesetzt werden, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Hierbei kann es sich insbesondere um folgende Kategorien von Dienstleistern handeln:

Auftragsverarbeiter	Zweck der Verarbeitung	Datenschutzerklärung
Hetzner Online GmbH	Bereitstellung von E-Mail und Webhosting	https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy
Host Europe GmbH	Bereitstellung von E-Mail und Webhosting	https://www.hosteurope.de/AGB/Datenschutzerklaerung/
Pretix GmbH	Ticketportal	https://pretix.eu/about/de/privacy
Strato AG (bis 2026)	Bereitstellung von E-Mail und Webhosting	https://www.strato.de/datenschutz/

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

9. Zweck der Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten werden insbesondere verarbeitet, um die Plattform und ihre Funktionen bereitzustellen, Benutzerkonten zu verwalten, Bewerbungen und Anmeldungen zu bearbeiten, Convention-Veranstaltern die Durchführung ihrer Angebote zu ermöglichen sowie die Sicherheit und Stabilität der technischen Systeme zu gewährleisten.

Darüber hinaus kann eine Verarbeitung zur Fehleranalyse, zur Verbesserung des technischen Betriebs, zur Abwehr von Angriffen und zur Verhinderung missbräuchlicher Nutzung erforderlich sein.

10. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, soweit erforderlich, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Eine Verarbeitung zur Gewährleistung der technischen Sicherheit, Stabilität und Funktionsfähigkeit der Plattform kann auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO erfolgen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Plattform sowie in der Abwehr von Angriffen und missbräuchlicher Nutzung.

Soweit für einzelne Verarbeitungen eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Server-Logdaten und sicherheitsrelevante Daten werden nur für den Zeitraum gespeichert, der zur Gewährleistung der Sicherheit, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Angriffen erforderlich ist.

Daten, die im Zusammenhang mit einer Bewerbung, Anmeldung oder Teilnahme an einer Convention verarbeitet werden, können entsprechend den organisatorischen und gesetzlichen Anforderungen der jeweiligen Verarbeitung gespeichert werden.

12. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten.

Sie haben außerdem das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit, soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Soweit die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse beruht, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Die Kontaktdaten wurden zuletzt abgerufen am Datum der letzten Änderung dieser Datenschutzerklärung.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich gesetzliche Vorgaben, technische Systeme oder die Datenverarbeitung innerhalb der Plattform ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzerklärung wird auf der Plattform bereitgestellt.